各学院：
2023届毕业生档案转递工作已经开始，为进一步规范毕业生档案整理、转递工作，现将2023届毕业生档案转递工作的有关要求通知如下：
一、毕业生档案归档材料和整理要求
1.归档材料：毕业生档案材料应包含档案转递单、档案明细表、学籍卡、考生电子档案（大专）、大学成绩单（学分修满）、体检表、实习鉴定表、高中毕业生档案、优秀毕业生有关材料、党员有关材料、入党积极分子相关材料、入党申请书、团员材料、部队档案（部分退伍士兵）等。
2.归档材料要求：高等学校毕业生登记表需加盖教务处审核章和学校公章；毕业生成绩单需加盖教务处公章；学籍卡需加盖二级学院公章和教务处公章。
3.整理要求：各学院在整理毕业生档案时要高度重视，确保档案材料的真实性和完整性，不得错装、漏装学生档案材料。装袋之后，要对每位毕业生档案材料进行认真清点，在确保档案材料无误后，填写档案明细表（打钩），并将明细表放入学生档案内。档案整理完毕后，需密封并加盖档案管理专用章。
二、档案转递信息汇总表要求
（一）专升本
专升本学生的档案需按照本科学校要求，需要学校统一寄递的，请二级学院落实清楚专升本学生的档案寄递地址及档案接收人姓名、电话，填入汇总表（已发给各学院）“专升本”栏中。
（二）档案派遣地址为省内
档案派遣到省内单位或档案管理机构的，将学生档案派遣信息填入汇总表中“省内”栏。
（三）档案派遣地址为省外
档案派遣到省外单位或档案管理机构的，将学生档案派遣信息填入汇总表中“省外”栏，其中生源所在地需完整且具体到区县（如江西省宜春市袁州区）。另外省外档案派遣信息的收件人、收件电话等信息缺失的须参照往年信息或联系学生与当地沟通补充完整。
三、注意事项
1.档案寄送地址为人事代理机构或者直接寄到单位的，需让学生与单位明确是否接收和是否有档案管理权限。不接收和无档案管理权限的须将档案派遣地址改为户籍地或就业、创业所在地的县(市、区)公共就业和人才服务机构。
2.电子版需要按照班级和学号升序排序。档案寄送地址的信息请务必完整，如“山东省青岛市市南区延安三路105号民生大厦110室（地址）+青岛市市南区公共就业和人才服务中心（单位）+档案室（部门）。
3.汇总表中各学院电子版（只留自己学院的）汇总后上交截止时间为7月19日，电子版发送到教务处OA。
4.请将档案转递单第二联补充完整，汇总表中地址变动的转递单也请同步修改，并以学院为单位19日发送至教务处OA。档案转递单由教务处统一打印，一式两份。打印完毕以学院为单位分到各二级学院，一份放档案里面，一份贴档案背面。贴的那份档案转递单右上角届时手动写上排序编号（教务处整合派遣信息后提供）。各班级在粘贴档案转递单时请务必仔细认真，杜绝出现张冠李戴的现象。
5.各二级学院最终交档案时需要按照排序编号排好顺序后7月23号前提交。
教务处
2023年7月19日
