青岛酒店管理职业技术学院学生档案管理暂行规定
发布人:教务处  发布时间:2014-04-08   浏览次数:

青岛酒店管理职业技术学院学生档案管理暂行规定

(修订稿)

第一条为做好学生档案材料的收集、归档和管理工作,实现学生档案管理工作的标准化、规范化、科学化、制度化,确保学生档案的安全,更好地为学生和用人单位服务,特制定本规定。

第二条学生档案是指学生进入高中学习之日起,到大学毕业这段时间个人历史的记载。存档材料主要包括:

1. 高考材料,包括考生登记表、高考成绩表、政审表、体检表等材料;

2. 高校学生体检表、历年成绩总表、毕业生登记表等;

3. 大学期间的奖惩材料:奖励材料主要是历年受二级院、部以上的表彰奖励,包括三好学生标兵三好学生优秀学生干部以及其他单项奖励等事迹材料;处分材料是指警告、严重警告、记过、留校察看、开除学籍等材料。

第三条凡具有我院学籍的学生其档案均由教务处统一管理,各二级院、部协助管理。

第四条教务处由一名管理人员专门负责学生档案的收集、归档、整理、鉴定、统计、借阅和传递等各项基础工作。各二级院、部要安排一名兼职档案管理人员,负责本院、部学生档案的归档、整理等日常档案管理工作,协助教务处档案管理人员进行其他相关档案管理工作。管理人员应自觉执行党和国家对档案管理的有关规定,确保档案的完整与安全。

学生档案室要配备必要的设施,达到防盗、防火、防晒、防蛀、防潮等要求,定期检查档案的保管情况,对破损或变质的档案,应及时修补、复制或作其它技术处理;

第五条归档要求

1. 对归档材料的内容要认真进行审查,属于组织鉴定、政治问题结论或处分的材料,必须有单位公章和本人签字,并注明材料形成的时间。

2. 归档材料必须统一使用碳素墨水或蓝黑墨水书写,不得使用圆珠笔、铅笔、红笔和纯蓝色墨水以及复写纸书写,不得交送复印件。

3. 凡属已归档材料,任何人不得擅自修改、剔除。

第六条学生档案的日常管理

1. 新生入学后,由所在二级院、部将新生档案收集按班规整后由二级学院专人负责保管,要做到认真负责;

2. 各二级院、部负责本部门学生档案材料的形成、汇总工作。

3. 学生在校期间的各种奖励、表彰等有关材料,包括《优秀学生登记表》、《优秀学生干部登记表》、《优秀团员登记表》及其他奖励材料以及受处分的有关材料,应该在办理完毕后及时送交档案管理归档;

4. 《学生成绩单》应在学生离校后一周内归档;

5. 学生毕业离校后一周内,各二级院、部应将已填写组织鉴定意见的《学生登记表》、《毕业生登记表》、《学生成绩单》和其他有关材料,审核无误后,一并送交教务处归档;

6. 毕业生档案转递前,各二级院部对本院、部学生档案进行一次全面检查、整理,材料不全者应及时补齐,并应在学生离校后一月内将学生档案转递至毕业生接收单位组织人事部门或其上级主管部门、人事代理部门。

第七条档案的查阅

1. 因考察、任用学生干部、学籍变动、组织发展、推荐就业、起草奖惩文件等工作需要,相关人员登记审批后方可查阅学生档案;外单位因公需要查阅学生档案的,必须持单位介绍信和本人身份证,经教务处审批,方可查阅档案材料。

2. 查阅档案应在专人陪同下进行,查阅时不得将档案带出档案室,查阅人对档案内容应严格保密。

3. 查阅时禁止在档案上划圈、涂抹、批注、删改,未经同意不得复制。

4. 对查阅时间、内容、原因、查阅人、陪同人等都应详细登记,备查。

第八条档案的转递

1. 毕业学生档案应通过机要通信部门转递,不得公开邮寄,不得自带。

2. 寄出档案因地址不详等原因退回学校的,学院由专人负责免费保管一年。

3. 休学学生的档案转至休学后所属年级档案管理;开除学籍、退学、出国未归、死亡、失踪学生的档案材料发回学生户籍所在地。

第九条遗失档案的补办

(一)档案补办项目:

1. 高校毕业生登记表;

2. 党、团组织材料证明;

3. 在校期间奖惩材料证明;

4. 学生成绩登记表。

(二)档案补办程序

1. 本人提交书面申请;

2. 出示《毕业证书》原件及单位介绍信;

3. 填写《青岛酒店管理职业技术学院补办学生档案审批表》(一式二份),凭审批表到教务处履行各项手续;

4. 教务处审批后,到有关二级院、部以及相关部门办理有关材料;

5. 补办学生档案手续材料由教务处保管、存档。

第十条其它

1. 本规定由青岛酒店管理职业技术学院教务处负责解释。

2. 本规定自颁布之日起施行。